«Аудит Плюс» — Аудиторские, бухгалтерские, юридические услуги для корпоративного, среднего, малого бизнеса

телефон: 8 (0652) 57-04-79
e-mail: info@audit-plus.com.ua

Автоматизация работы предприятия

Документооборотом принято считать организованное движение документов на предприятии от момента их приема (получения) или создания, до времени отправки (архивной сдачи) или завершения исполнения. Для любой фирмы документы это основные носители информации, и сегодня даже маленькие компании вынуждены работать с огромным количеством документов.


Сотрудникам приходится много времени тратить на поиск нужных данных, иногда на это уходит до 40% общего рабочего времени. Поэтому руководители многих предприятий приходят к тому, что автоматизация документооборота просто жизненно необходимо. Это даст возможность в полной мере сохранить всю важную информацию, а также поспособствует удобному хранению и поиску документов, позволит оптимизировать время, которое раннее было потрачено на их согласование или поиск.


Электронное программное обеспечение для бизнеса позволяет намного проще и быстрее организовать взаимодействие между работниками компании на основе документации. Созданные документы движутся по организации намного быстрее, качественнее осуществляется контроль над их исполнением, а также их хранение.


Любой документ в системе внутреннего электронного документооборота обладает своими, конкретно характеризующими его реквизитами, которые часто называют карточкой документа. Состоит она из типа данного документа, имени его создателя, дат формирования и изменения, отдела, в котором документ хранится.


Современная электронная автоматизация документооборота независимо от размеров фирмы дает возможность оперативно изменять типы и формы документов, которые задействованы в обиходе, при этом целостность информации сохраняется. Данное программное обеспечение легко интегрируется в аналогичные системы, связанные с управлением предприятия: производственные, аналитические, бухгалтерские, финансовые. Благодаря этому оно зачастую служит связующим звеном между разными техническими программами.


Внедряя систему электронного документооборота важно уделить внимание описанию и ведению процедуры по фиксации результатов деятельности коллектива. Например, работая в рамках данной системы, любое совещание необходимо сопровождать ведением протокола, который позже будет в нее зафиксирован. Также необходимо вносить итоги телефонных переговоров, отбирать контекстные данные (презентации, сканированные копии, электронные сообщения), касающиеся тематики диалогов и присоединять все это к соответствующим документам.